7 küsimust ennast küsima, enne kui sa saadid kirja
E-post võib olla teie esmane kontaktpunkt kellegagi ja seetõttu on see teie esimene võimalus muljet avaldada. Hoolitse oma sõnumite koostamisel. Enne saatmise saamist vastake nendele 7 küsimusele.
1. Kas minu sõnumi viga on tasuta?
E-kirja vigade kontrollimine on kõige olulisem asi, mida saate enne selle saatmist teha. Vigane õigekiri ja halb grammatika muudavad teid hooletuks. See on vastuolus muljega, mida üritate teha, eriti kui te taotlete tööd.
Korrektuur, kuni olete kindel, et olete püütud kõik õigekirja- ja grammatilised vead ning kirjavigad. Grammarly.comil on tasuta tööriistad, sealhulgas Chrome'i brauseri laiendused, mis aitavad teil seda teha.
2. Mida minu e-posti aadress ütleb minust?
Teie töö e-posti aadress - mis muide ei peaks teid tööotsingutel kunagi kasutama - on ilmselt väga lihtne. Tõenäoliselt on see mõni teie nime variant.
Võimalik, et olete valitud isiklikuks e-postiks kasutamiseks vähem ärilises kirjas. Aadress, mis on sümboolne, lapselik või armas, on korras, kui kasutate seda ainult oma sõpradele ja perele sõnumite saatmiseks, kuid kui peate kirjutama professionaalset e-posti, registreeruge uuele professionaalsust edastavale kontole.
Seadistage e-posti aadress, mis kasutab teie tegelikku nime. Proovige oma ees- ja perekonnanimesid; teie eesnimi, keskmine ees- ja perekonnanimi; või nende kombinatsioon. Ärge kunagi saatke oma e-posti aadressi chickybabe@mymail.com.
3. Kas väljal "To" nime- ja e-posti aadress on õige?
Kui hakkate kirjutama saaja nime väljale "Kuni", täidavad enamik e-posti kliendid ülejäänud nime oma kontaktidega. Selles valdkonnas võite kergesti saada vale nime, seega pöörake tähelepanu sellele.
Kujutage ette, millised probleemid võivad tekkida, kui sa kogemata saadavad e-kirja valele saajale. Oletame, et otsite tööd, kui te veel töötate. Võimaliku tööandja rendihaldur võib olla nimi, mis algab sama kirjaga nagu teie praeguse bossi nimi. Kui piinlik oleks see, kui saadate oma bossile selle rendifirma jaoks mõeldud sõnumi? Mitte ainult, et soovite veenduda, et teie sõnum jõuab kavandatud sihtkohta, kuid soovite kindel olla, et see ei jõua soovimatuteni.
4. Kas ma kasutasin saajale adresseerimiseks õiget tiitlit?
Kui te olete juba isiku nimel, kellele meilisõnumite saatma, on nende sõnumis õige lahendus.
Kuid kui see on teie esimene kord kellegiga suhtlemisel või te ei ole kindel, kuidas nad eelistavad adresseerida, on eelistatav kasutada ametlikku pealkirja nagu hr, pr, pr, või dr ja abisaaja viimane nimi
Alati eksige ettevaatlikult. See ei saa valus olla formaalne. Näpunäitena selle kohta, kuidas keegi, kellega teil juba on loodud seos, eelistab tegeleda, vaadake tagasi eelmised sõnumid, et näha, kuidas nad on allkirjastatud. See aitab teil otsustada, mida teha.
5. Kas minu toon edastab minu sõnumi ka?
Nagu ütleb: "See ei ole see, mida te ütlete, vaid seda, kuidas te seda ütlete." Kui räägite kellegagi näost-näkku, saate oma sõnadele lisateema andmiseks tugineda intonatsioonile, kehakeele ja näoelemendile.
Kui te üritate sama kirja edastada kirjalikult , on rohkem ruumi vääritimõistmisele, kuna lugeja ei näe teie nägu, loeb keha keelt või kuuleb teie häält.
Veenduge, et teie sõnum on viisakas ja kõlab sõbralikult ja et teie soovitud tähendus on selge.
6. Kas minu sõnum on lihtne, kuid mitte mõistmatu?
Sõnumite lühike ja magusat säilitamine muudab need lihtsamaks. Samal ajal ei tohiks te jätta midagi olulist. Te ei soovi sundida oma e-posti saajat arvama, mida üritate öelda. Teie sõnum peaks olema võimalikult täpne, kuid see peab sisaldama kogu vajalikku teavet.
7. Kas ma kaasasin soovimatuid manuseid?
Paljud inimesed keelduvad e-posti manuste avamisest, mida nad ei oota. Nad on õige, et seda ei tehta. Arvuti viirused edastatakse tihti nendes manustes. Kui soovite kellelegi näiteks faili saata, küsige esmalt oma saajalt tema loata. Saada see ainult siis, kui ta ütleb, et see on korras.