Kuidas kirjutada RFP

Loo RFP, mis saab tulemusi

Taotlus ettepanekule

, mida mõnikord nimetatakse tsitaadi taotlemiseks RFP-s või RFQ-ks, on dokument, mille ettevõte väljaandes soovib osta toodet, ja ta soovib oma spetsifikatsioonid avalikkusele kättesaadavaks teha. See on tavaliselt juhtum, kui mitu ettevõtet pakuvad tööd või tööd ja see pakub konkurentsivõimelisemaid hindu. Kuid teie jõupingutused võivad tekitada pakkumisi, mis on teie aja raiskamine või veelgi halvem, pakkumisi üldse mitte, kui te ei valmista RFP-d õigesti.

Siit leiate, kuidas seda parima edu saavutamiseks minna.

Raskusaste: Keskmine

Nõutav aeg: tihti võtab mitu päeva

Siin on järgmine:

1. Tehke oma kodutööd: selgitage välja, mida te vajate, mida soovite ja milline on võimalik enne RFP kirjutamist. Ärge andke RFP-le välja masinat, mis võib toota 1,500 vidinat tunni kohta, kui te pole kunagi müünud ​​rohkem kui 25 kuud. Lendava auto RFP väljaandmisel pole mingit mõtet, kui messenger saab jalgrattaga sama kiiresti liiklust.
2. Erinevad oma vajaduste ja soovide vahel: kui soovite osta rakendust, mis suudab pilte edastada peakontori ja kaubikute vahel töökohas, võite määrata vajalike piltide arvu sekundis, vajalike piltide maksimaalse suuruse ja vajalik resolutsioon. Muidugi oleks tore olla need pildid värviga, aga kas see on tõesti vajalik? Kui teil on kindel konkreetne vajadus, kasutage selliseid sõnu nagu "tahe", "peab" ja "peab olema". See näitab, et need on nõuded. Spetsifikatsioonid, mis on lihtsalt "soovivad", tuleks määratleda sõnadega "võib", "võimalik" ja "valikuline".

1. Otsustage, mis võitja näeb välja : ettepanekud, mille saate oma RFP-le, erinevad. Igal reageerival ettevõttel on erinevad tugevused ja nõrkused. Mõned keskenduvad kõige madalamatele kuludele. Teised kasutavad parimat kvaliteeti . Kuid teised pakuvad täielikku funktsioonide komplekti. Otsige üles, mida otsite - kõige madalam hind, kiireim tarnimine või mõlemad kombinatsioonid.

1. Dokumendi korraldamine : kõigile, mida kirjutad äritegevuse jaoks, tuleks palju mõelda ja neid tuleks korraldada. Ülevaade on hea koht alustamiseks. Vähemalt on teil vaja sissekannete, nõuete, valikukriteeriumide, tähtaegade ja protsesside kohta sektsioone. Paljud nendest osadest on alajaotused.
2. Kirjutage sissejuhatus : siin saate selgitada potentsiaalsetele pakkujatele, miks te avaldate RFP-d ja mida soovid seda saavutada. Sissejuhatus võib sisaldada ka kokkuvõtet muude punktide põhipunktidest, sealhulgas tähtajast. Kujutiste edastamise süsteemi RFP kasutuselevõtt võib lugeda midagi sellist: "XYZ Firma nõuab ettepanekuid väga usaldusväärse ja hõlpsasti kasutatava süsteemi jaoks, mis suudab edastada pilte peakontorist peakontori kõikjal. tuleb kätte saada esmaspäeval, 5. märtsil 2007 kell 8.00 PST. "
3. Nõuete selgitus : see jaotis on üks kõige olulisemaid ja see võtab enamasti aega. Peate määrama edastatavate kujutiste suuruse ja selguse ning vajaliku kiiruse. Ole konkreetne, kuid ärge öelge pakkujatele, kuidas soovite tööd teha, kui see pole vajalik. Võib-olla soovite jagada see osa süsteemi alajaotusteks. Näiteks: a) pildi suurus ja kvaliteet; b) ülekanne (mis võib sisaldada nii soovitud kiirust kui ka kõiki nõudeid, mis muudavad edastamise turvalisuse); c) soovitud võimalused (kus soovid valida värvi).

1. Valikukriteeriumid . Siin on juttu pakkujatele, kuidas valite võitja pakkumise. Saate avaldada nii palju või nii vähe kui soovite. On hea mõte lisada selline lause nagu "Võitnud pakkuja, kui see on olemas, valitakse ainult XYZi ettevõtte otsusega". Mõned riigihangete pakkumised on väga spetsiifilised valikukriteeriumide kohta, kuid enamik kaubanduspartnerlustest on vähem täpsed. Võimalik, et soovite luua arvutustabeli, mis annab iga pakkumise kohta teatud kategooriate punktide arvu, siis võite meeskonnal valida "parim" pakkumine nendega, kellel on kolm esimest tulemust.
2. Ajakavad : käesolev jaotis ütleb ettevõtetele, kes soovivad pakkumist teie RFP-pakkumisele, kui kiiresti nad peavad tegutsema ja kui kaua protsess seda eeldatavasti võtab. Olge mõistlik, kui määrate oma tähtajad. Ärge küsige keerukate süsteemide kohta ettepanekuid, andke pakkujatele reageerimiseks paar päeva. Pakkuge pakkumise ettevalmistamiseks kauem aega, kui teie pakkumine on suur, kui soovitud ost on keeruline või kui teil on vaja üksikasjalikumat vastust. See on ka see, kus saate tellijatele teada, kui kaua hindamisprotsess kestab, kui neile teatatakse, kui nad edukad, ja kui kiiresti nad peavad edastama.

1. Protsess: kasutage seda jaotist, et selgitada, kuidas protsess toimib, alates pakkumise saatmisest kuni lepingu sõlmimiseni ja töö alustamiseni. Selles jaotises võiks öelda: "Pakkumised tuleb esitada eespool täpsustatud kuupäeval. Kõik pakkumised vaadatakse üle, et veenduda, et need vastavad kõikidele nõuetele ja on reageerivad. Kõik reageerivad pakkumised võetakse X-kategoorias (kategooriate nimed soovid) ja kolme esimest pakkumist hindab ettepanekute meeskond võitnud pakkuja ja asendusliikme valimiseks. Läbirääkimised võitva pakkujaga eeldavad eeldatavasti lepingu sõlmimist kahe nädala jooksul. "
2. Otsustage, kuidas RFP-d välja saata . Enamik RFP-sid väljastatakse, kuid need ei pea olema. Saate RFP-i saata e-posti teel või postitada selle oma ettevõtte veebisaidil. Kindlasti täpsustage nimi või number, mida pakkujad peaksid kasutama, et tuvastada RFP, millele nad vastasid.
3. Otsustage, kes saavad RFP: võite juba tuvastada tarnijad, kellelt te soovite osta. Teie ettevõttel võib olla isegi sobivate müüjate loend. Kui ei, siis võite leida võimalikud müüjad oma professionaalse võrgustiku kaudu , otsides veebis või küsides teiste materjalide usaldusväärseid müüjaid oma soovituste saamiseks. Ärge piirake oma nimekirja, kes saab teie RFP ainult suurtele ettevõtetele või "asutatud" müüjatele. Võite leida paremad ideed ja isegi paremad hinnakujundus väiksematelt müüjatelt, kes on sageli rohkem huvitatud teie ettevõtte võitmisest.
4. Saada RFP.