Avaldatud 1.8.2015
Võimalik, et kui keegi oma esimese juhtimisrolli edutatakse, on see esimene osakonna eelarve haldamine.
Enamikel uutel juhtidel on eelarveprognoosi koostamisel vähe või üldse mitte mingisugust formaalset koolitust, nende kulude jälgimine või keskmise aasta kohanduste tegemine. Neile antakse tihti oma juhi või rahandusosakonna arvutustabeli või aruande, mis eeldatavasti teavad, kuidas seda teha või õppida katsetamise ja vea abil.
Kuigi "prooviversioon ja viga" võivad olla tõhusaks viisiks uue oskuse omandamiseks, oleks parem, kui uus juht ei peaks tegema liiga palju valusaid vigu.
Siin on mõned minu enda katsetamise ja vigade õpetamise käigus saadud õppetunnid, mis minu arvates võivad kõige uuemate juhtide jaoks kasu saada:
Investeerige aega, et õppida kohe algusest peale
Pole paremat aega küsida "lolli" küsimusi kui siis, kui olete midagi uut ja ei ole seda kunagi teinud. Parem küsida ja kulutada aega enne õppimist, selle asemel, et oodata, kuni keegi peab teie vigu juhtima . Soovi korral saate oma haldurilt (või eelkäijalt) aega vaadata aluseks olevat filosoofiat, üldisi eesmärke, vormingut ja iga rida. Kui teie organisatsioonil on finantseerimisasutus, paluge seda isikul koos teiega koos aega veeta. Enamik neist on meelitatud ja soovivad jagada oma asjatundlikkust. Lõppude lõpuks, kui nad suudavad teil ette valmistada, kuidas asju vastavalt nende spetsifikatsioonidele ette valmistada, on neil hiljem peavalu.
Võtke kursus "Finance and Budgeting for Non-Financial Managers"
Tutvuge oma kohalike ülikoolide ärikoolidega programmi "Executive Education" all. Enamik ärikoolidest pakuvad ühe kuni kolme päeva mitte-krediidikursuseid. Kursuse ajal või pärast seda võta aega oma ettevõtte aastaaruande ülevaatamiseks ja mõistma erinevaid finantsnäitajaid ja aruandeid.
Hallake oma osakonna eelarve, nagu see on teie enda äri
Kui me töötame suurte organisatsioonide jaoks, lõpetame me ettevõtte "raha", nagu kasvab puude puhul. See pole nii ja teie töö on nüüd juhina, kes võtab oma osakonna ressursse isiklikult vastu.
Ole meeskonnale mängija
Võimaluse korral vaadake oma halduri eelarvet üle. Kuigi on oluline oma eelarve omandamine, on teie üksus osa suuremast üksusest. Kutsuge oma haldurilt näitama, kus teie eelarve sobib ja toetab suurt pilti, samuti vastastikust sõltuvust oma eakaaslastega. Võib juhtuda, et mõni teine osakond vajab raha eesmärkide jaoks, mis on kõrgemad kui teie. Ärge oodake, kuni küsite või võtke see ära - olge ennetav ja pakute oma peer-juhile abi. Teid peetakse strateegilisteks ja koostöövormideks .
Ära mängi lolli mänge
Lihtsalt sellepärast, et "kõik seda teevad", ei tähenda, et see ei oleks firma jaoks loll ja halb. Näide tüüpilisest lollist eelarvestamise mängust, mida juhid mängivad, on "kasuta seda või kaotage kulutusi." See on siis, kui jõuate aasta lõpuni lähedale ja teie eelarve läheb teie prognoosi alla. Varasematel aastatel, kui sa alahinnasid, määrati järgmise aasta eelarve jaoks selle aasta tegelik summa.
Nii et selleks, et teie eelarve veelgi enam ei lõigata, lähete ostukellusse - ostke asju, mida te ei vaja, või varutage seda vaid juhul, kui teil seda vajate.
Jälgige oma kulusid iga kuu ja tehke ennetavaid parandusi
Ärge arvestage, et "keegi" ütleb teile, kui olete üle eelarve. Tegelikult võite isegi küsida igakuiseid aruandeid või jälgida ennast. Ärge oodake kuni aasta lõpuni, kui see on üllatus (teile ja teie bossile). Selleks ajaks on liiga hilja uurida ja parandusi teha. Olge vastutav, mõõta ennast ja teavitage ennast oma juhtkonnalt.
Ole läbipaistev ja kaasata oma meeskonda
Jagage oma eelarvet oma meeskonnaga, ehk isegi võtke need prognooside koostamisse kaasa. Teie meeskonna kaasamine ja eelarveprotsessi mõistmise abistamine loob ühise omandi tunnet ja julgustab teie töötajaid leidma loovaid võimalusi kulude haldamiseks.
Ole strateegiline
Ärge võtke eelmise aasta tegelikke andmeid ja lisage järgmise aasta prognoosile kümme protsenti. Alusta strateegiast ja eesmärkidest ning seejärel määrake nende eesmärkide saavutamiseks vajalikud ressursid. Kui vajate rohkem kui eelmisel aastal, siis valmistage oma taotlus täiendavateks rahalisteks vahenditeks ette ärijuht.
Ärge ületage seda
Kui eelarve haldamine on juhataja jaoks oluline roll, ei unusta kunagi kõige tähtsamad varad: teie inimesed! Veenduge, et olete kulutanud vähemalt viis korda rohkem aega oma meeskonna arendamiseks, et olete kokku puutunud.