9 reeglit e-posti kirjutamiseks, millele on lihtne vastata
Paljud meist ei õpetanud koolis kirju kirjutama, kuid teadmine, kuidas kirjutada e-posti, on töökohas hindamatu oskus. See kehtib eriti nende jaoks, kes töötavad (või otsivad) kaugtööga seotud töökohti. Hea telefoni etiketi kõrval ei ole tõenäoliselt niisugust oskust, mis oleks oluline töökoha tööks saamiseks ja pidamiseks.
Hästi kirjutatud e-post aitab adressaadil sõnumit mõista ja sellele sõnastada. Tööotsimisel võib e-kirja ees või nägemise esimesel kuvamisel eelistada või isegi asendada, seega on õige kirjavahemärk ja ühtne sõnum võti. Ja tööl ebaselged e-kirjad põhjustavad segadust ja viivitusi. Järgige neid nõuandeid, et kirjutada tõhusad kirjad kolleegidele, klientidele, potentsiaalsetele klientidele, juhtide ja isegi sõprade ja perekonna palkamiseks.
01 Esmalt kaaluge sõnumit ja saajat
Järgmisena kaaluge saaja vaatepunkti. Millist teavet peab ta tegema või sõnumit mõistma? Andke vajalik (kuid mitte liiga) taustteave. Samuti pidage silmas selle konkreetse adressaadi asjakohast etiketti. Emotikonid ja lühendid, nagu OMG või LOL, ei sobi tööpakkumiste ja enamiku ettevõtte e-kirjade jaoks.
02 Kirjuta kirjeldav e-posti teema rida
Kui kirjutad e-kirju, ärge kirjutage midagi teemast nagu "hi" või "töökoha-home-töökohad" ebaselgeks või jätke see tühjaks. Sellise teema rea meilidel on hea võimalus retsipiendi rämpspostiga lõppeda või lihtsalt ignoreerida. Kui kandideerite tööle, asetage positsiooni nimi teemareal. Kui e-kiri on kolleegile, tehke oma teema reas lühike fraas, mis võtab kokku sõnumi eesmärgi. Kirjeldava teema rea kirjutamise teine eelis on see, et teie postkastis on lihtsam leida seda hiljem otsida. Midagi e-posti reaga, nagu "Küsimus", ei aita siiski.
03 Tervitage vastuvõtjat õigesti
Kui teate oma saaja nime, kuid ei tea teda isiklikult, tervitage seda pealkirja abil, nt. Kallis proua Brunelli. (Kasutage naise jaoks "Ms.", Kui te pole kindel, kas "Mrs." või "Miss" on sobivad.) Kui te pole sugu suhtes kindel, kasutage ainult esimest ja perekonnanime, st kallis Chris Smith. Kui te ei tea isiku nime, alustage oma e-posti aadressi ilma tervituseta või kasutage lihtsat tervitust, nt. Tere, tervitused, kallis juhataja jne
Kui meil on kolleegile või kellelegi teisele, keda teate, kasutage seda nime, mida kasutate isiklikult või telefoni.
04 Kasutage õiget grammatikat ja kirjavahemärke
On väga oluline kasutada õiget grammatikat e-kirjas. Mõistlikult või alateadlikult lugejad karistavad saatjaid grammatiliste vigade eest.
- Käivitatavad laused - kui kirjutad e-kirja, ärge varutage perioodi. See väike paus annab lugejatele aega sõnade "tähendused" võtmiseks. Lühikesed laused võimaldavad rohkem neid väikeseid pausid. Pühkige pikad laused isegi siis, kui need pole tehniliselt lahkarvamused.
- Koma - liiga vähe või liiga palju komasid võib segadust tekitada. Õppige koma korrektselt kasutama.
- Teema-verb kokkulepe - Sellise veaga laused on punased lipud tööandjatele, kes otsivad häid suhtlemisoskusi kandidaate. Teema-verb kokkuleppe läbivaatamise reeglid.
05 õigekirja ja kapitalisatsiooni kontrollimine
Kasutage õigekirja kontrollijat, kuid ärge sellele sellele tugineda. Õigekirjakontroll ei võta "nende" jaoks "seal" või "seal" ja see viga näitab hooletust. Ärge kasutage tekstitöötluse lühendeid, nagu näiteks "u", nii "teie" kui ka "tho" jaoks "kuigi".
Kasuta korrektset kapitaliseeritust. Enamik inimesi teab, et lause algust ja õige nimisõnad on pealiskaudsed, kuid paljud ei tee seda e-kirjades. Näidake, et te ei pahanda, et võtaksite selle sekundi teise murdosa, et naasta võti. Teisalt võib liiga palju suurtähti lugejat häirida. Vältige fraaside kirjutamist kõigis mütsides (mida paljud tõlgendavad kui inimestest karjuvad), samuti lihtsalt rõhuasetuse jaoks esimesi sõnu, mis ei ole lause alguses või õiged nimisõnad.
06 Kasuta lihtsat vormindamist e-posti teel
Pidage meeles, et kõik e-posti programmid kuvatakse erinevalt. Ekraanil täiesti sobivad jooned võivad koosneda kellegi teisega. Sel põhjusel vältige e-kirjas väga vormitatud tekstitöötluse dokumendi (nt CV või kaaskirja) kleepimist. Kasutage lihtsa tekstivorminguga kirjutatud dokumente.
Tehke lõigud lühike. Sarnased perioodid annavad lõikejooned puhata lugeja silmale. Keegi, kes e-posti luges mobiiltelefoni, saab lühikesi lõikeid. Kuid ole ettevaatlik, et järgida paragrahve puudutavaid põhireegleid.
07 olema lühike
Meandering e-kirju, et matta punkti saada esitatud ja lõpuks unustatud. Või hullem, võib neid valesti aru saada. Tee oma eesmärgi selgeks, kasutades lühikest keelt.
- Likvideerige sõna - Kirjuta aktiivsed verbid. "Jack saatis mulle vormid" kasutab aktiivset sõna. "Jackile saadetud vormid on passiivsed. Passiivses vormis kasutatakse ainult paar sõna, kuid see lisab. Veelgi enam, see nõuab, et lugejad korraldaksid ideede ümber oma peades.
- Pöörake punkti - vastupidi kiusatusse lisada võõrkeelseid andmeid või ideid. Salvestage need mõnele teisele meilile.
- Kasutage bullet points - need võimaldavad teie lugejal kasutada visuaalseid vihjeid, et võtta olulised asjad. Kuid kui teil on kahtlusi selles, kuidas kuulid kuvatakse, kasutage tärnide loomiseks tärke või sidekriipsusid.
08 Sisestage e-posti aadress õigesti
Kui teie e-posti aadress on vaikimisi standardse allkirjaga, veenduge, et see on sobiv konkreetsele e-kirjale, mille saadate. Allkirjad koos poliitiliste avaldustega või teie laste nimed ja vanused sobivad isiklikuks e-postiks, kuid töö jaoks kasutatakse vähem isiklikku allkirja. Sõltuvalt teie tööst ja tööandjalt, võite ikkagi isikupärastada oma e-posti allkirja hinnapakkumisega. Vali midagi poleks vastuoluline. Kui te töökohalt küsite, kasutage oma allkirja, et anda asjakohast kontaktteavet ilma hinnapakkumisteta või täiendavat isikupärastamist.
09 Loe uuesti / ümber mõtlema enne löömist saatma
Kontrollige õigekirja ja kirjavahemärkide tõrke enne saatmise saatmist. Kui leiate tööpakkumise e-posti aadressil vea, parandage see seejärel uuesti, enne kui saatsid saatmise. Aga ka sisu uuesti lugeda. Kui teie e-kiri on pikk, mõtle sellele, kuidas seda lühemat teha. Ja kui teie e-post on vastuoluline või kirjutatud vihasena, klõpsake "Salvesta mitte saatma". Pöörake tagasi mõni tund või päev hiljem ja vaadake, kas soovite seda ikkagi saata.
See võib tunduda palju enne e-kirja saatmist, kuid kui sa saadad tõhusaid e-kirju ja teie e-posti tõhusamalt korraldavad, siis leiad, et teil on tegelikult vähem aega.