Aruandekohustus on iga projekti edu jaoks kriitiline. Aruandekohustus ei tähenda, et projektijuht peab lapsehoidmist, mikromajandust või browbeat inimesi asju tegema. Sellised taktikad tekitavad projektijuhile suhteid ja vaenulikkust. Selle asemel, et olla ainus inimene, kellel on vastutus, annab projektijuht kogu meeskonnale õiguse projekti vastutusele võtta.
Kuigi projektijuhil on oluline vastutus aruandekohustuse loomise eest, on projekti meeskonnaliikmetel kohustus vastutada endale ja üksteisele vastutusele. Projektijuhi asemel läheb see üksi vastutusele, osaleb kogu meeskond.
Siin on kuus projekti vastutustundliku projekti loomiseks:
01 Aadress Aruandekohustus Kickoffi koosolekul
Aruandekohustus kui projekti aluspõhimõte on kriitiline. Projekti sponsor ja projektijuht peaksid lootuse koosolekul oma ootused selgeks tegema. Projekti sponsor peaks kahtluse alla võtma vastutuse. Esiteks hoiab ta projektijuhi vastutust ja teiseks haldab projektijuht kõiki teisi aruandekohustusi.
Nendest punktidest lähtudes ütleb projektijuht, et kui projekti sponsor hoiab projektijuhti vastutustundetuna, siis aruandekohustus ei peatu. Projektijuht ootab, et meeskonnaliikmed hoiaksid ka tema vastutust. Lisaks eeldab projektijuht, et meeskonnaliikmed peavad üksteist vastutama. Üksteist kutsutakse üles julgustama, kuni kõik meeskonna liikmed säilitavad professionaalsust ja austust teiste vastu.
Need avaldused loovad selge süsteemi vastutuse. Projektijuht on lõplikult vastutav projekti edu eest, kuid projektijuhiks eeldatakse, et kõik saavad vastutust ja üksteist vastutama hakata.
02 tõsta ülesannete vastastikust seotust
Projektid sisaldavad peaaegu alati vastastikku sõltuvaid ülesandeid. Mõned asjad peavad projekti edukaks tegemiseks järjekindlalt toimuma. Kuna projektijuht tutvustab projekti üksikasju meeskonnale, peaks projektijuht olema tahtlik, et rõhutada ülesannete omavahelist seostamist.
Siin on näide omavahel seotud ülesannetest. Valitsuse programm läbib olulise muudatuse töös, mida see põhjustab tema seadusjärgse volituse muutmine. Et selgitada täpselt, kuidas programm toimib pärast vahetust, on projekt välja vahetatud . Üks projekti meeskonna liikmetest on professionaalne arendusõppur, kes töötab välja õppekavva, et pakkuda programmeeritud personalile. Selle väljaõppe arendamiseks peab ülejäänud meeskond otsustama, kuidas programm toimib. Õppur juhib meeskonda aruandekohustuse võtmise tähtaegadesse, mis on sätestatud harta ja tööjaotuse struktuuris, nii et tal oleks piisavalt aega õppekava väljatöötamiseks.
Vahel käivad ülesanded samaaegselt. See võib juhtuda vajaduse või tõhususe huvides. Pärast ülesannete täitmist pannakse nende töö tooted kasutusele järgnevas ülesandes. Vastutusstruktuur töötab nagu ülaltoodud näites. Järgmise ülesande täitjad on vastutanud nende eest, kes töötavad eelnevates ülesannetes.
Kui projektijuht näitab meeskonnaliikmetel, kuidas ülesanded on üksteisega seotud ja kuidas iga meeskonna liige peab tegema head tööd teiste meeskonna liikmete huvides, motiveerib projektijuht vastutust omavaid meeskonnaliikmeid. Kui üks meeskonnaliige ei saa ülesannet alustada enne, kui teine meeskonnaliige lõpetab eelmise ülesande, on sõltuval meeskonnaliikmel kindel huvi teise meeskonna liikme edukuse vastu ja see paneb selle meeskonna liikme vastutuse õigeaegse ja kõrge kvaliteedi eest.
03 hankige avalikke kulukohustusi tegevusüksuste kohta
Projektijuhid korraldavad meeskondlikke kohtumisi mitmel põhjusel. Üks põhjus on määrata kindlaks järgmised sammud selle põhjal, kuidas projekt on edenenud. Võimalusel peaks asi lähtuma plaanist, kuid kui tekib ootamatuid probleeme, tuleb neid käidelda. Projektijuht võib hoolitseda paljude, kuid mitte kõigi eest.
Olenemata sellest, kes nõustub probleemiga tegelema, peaks meeskonnaliige, kes tegeleb toiminguga, avaliku kohustuse. Kohustus ei pea olema mingi formaalne asi, kuid kõik peaksid teadma, mida oodatakse. Kui keegi nõustub mõne toiminguga, peaks projektijuht tagama täpselt, mida tuleb teha ja millal see tuleks lõpule viia.
Tegevusüksus tuleks dokumenteerida koosoleku märkustes või toimingute elementide logis. Erinevad projektijuhtimise filosoofiad teevad seda erinevalt. Võti on kirjutada edaspidiseks kasutamiseks vajalikud toimingud.
04 Avalikult jälgida toimingumeid
Kui meeskonnaliikmed võtavad endale kohustusi, peab kogu meeskond suutma tugineda nende kohustuste edukale täitmisele. Kõnealuste kohustuste kirjutamine on suurepärane, kuid kui keegi kunagi midagi ei võta, on meeskonna liikmed arvamusel, et need kohustused ei ole olulised. Miks peaksid nad järgima, kui keegi ei küsi, kas nad seda teevad?
Nagu kohustused tehakse avalikult, peaks projektijuht avalikult neid kohustusi järgima. See sunnib inimesi oma sõnu kinni hoidma. Avalik häbi on võimas motivaator.
Parim osa on projektijuhid, ei pea olema halvad poisid. Kui projektijuht on kehtestanud aruandekohustuse, ei ole keegi halba, sest kõik on üksteisega vastutustundlikud. Ainus kord, kui keegi on paha, on see, kui ta ei järgi kohustust.
Projektijuht ei vaja mingit isikut, kes seda ei tee. Rühma dünaamika hoolitseb olukorra eest. Vastastikune surve võib töötada positiivselt. Projektijuht peab lihtsalt tähelepanu pöörama tegevusele ja lasta vastutaval isikul rääkida. Aeg-ajalt võib projektijuht küsida küsitavaid küsimusi selle kohta, miks kohustust ei täideta, kuid tavaliselt saab vastutustundlik isik vea, valearuannete või takistuste kohta ning teeb uue kohustuse täita esialgne tegevusüksus ja võib-olla tühjendada täitmisel.
05 võitlema halva jõudlusega
Projekti meeskonna liikme kehv tulemuslikkus on küsimus, mille projektijuhid peavad kiiresti ja diplomaatiliselt tegelema . Kui teised projekti meeskonna liikmed näevad halba jõudlust, mis talutavad, nende motivatsioon väheneb ja nende tulemuslikkus väheneb tõenäoliselt vastavalt. Kuid projektijuhid ei saa pidurdada, kui need ei vasta ootustele. See on tasakaalustavaks asja kiireks käitlemise ja humaanse käitlemise vahel.
Kehv jõudlus iseenesest ei kao. Seda ei saa pidurdada, kuid projektijuhid peavad andma halba esinejatele aega oma käitumise korrigeerimiseks, kui see on neile tähelepanu juhitud.
06 Escalate Performance Issues, kui see on vajalik
Kui halvim käitlemine ükshaaval ei toimi, peab projektijuht probleemi eskaleerima meeskonna liikme juhendajale. Kui see ebaõnnestub, peab projekti sponsor olukorraga sammu astuma. Üksik-ühele lahendamine, eskaleerumine juhendajale ja eskaleerumine sponsorile on parim projektide meeskonnaliikme halva toimivuse käsitlemise järjekord. Sammu vahelejätmine võib võõrandada asjassepuutuvaid isikuid ja lõppkokkuvõttes aja raiskamist.
Enne projekti sponsorile küsimuse saamist peaks projektijuht kasutama kõiki teisi võimalusi. Viletsa töövõime puhul tähendab see olukorda ükshaaval käsitlemist ja seejärel meeskonna liikme juhendaja poole pöördumist.
Projektijuht peab olema projekti sponsoriga konkreetne, mida projektijuht soovitab projekti sponsoril teha. Kui projektijuht soovib teise liinijuhi nõutud meeskonna liiget, peaks projektijuht seda nii öelda. Kui projektijuht soovib, et meeskonna liige asendatakse, peaks projektijuht sellise taotluse esitama. Projekti sponsor vajab võimalusi ja iga variandi eeliseid ja miinuseid.