Executive Assistant oskuste nimekiri ja näited

by Alison Doyle

Peamised oskused jätkamiseks, kaaskirjad ja intervjuud

Juhatus-assistendid on sarnased haldusassistenditele või sekretäridele, kuna kõik toetavad kutsetegevust - tavaliselt täitevvõimuga - büroo ülesannete täitmisega tegelemise või järelevalve eest. Erinevus seisneb selles, et täidesaatva assistendi juht on kõrgemate juhtivtöötajate peakontor. See tähendab teiste kontoritöötajate juhendamist ja koolitamist ning ka selliste ülesannete lahendamist, mis võivad ettevõtte edukusele märkimisväärset mõju avaldada.

Kuigi paljud firmad eeldavad, et juhatuse assistendid on lõpetanud mõne asjakohase kolledži kursuste, vajavad vähesed kraadi. Tähtsam töökogemus on olulisem, ideaalis mitu aastat tegevjuhina või administraatorina.

Tegevdirektori abi

Juhatajate ülesannete hulka kuuluvad samad ülesanded kui haldusassistent: telefonikõnede tegemine ja vastuvõtmine; täidesaatva isiku nimel saateid saata e-kirju ja kirju; külastajate vastuvõtmine ja ajakava käitlemine. Kuid nad tegutsevad ka gatekeeperina, langetades otsuseid selle kohta, kes saab täitevvõimule juurdepääsu ja millist infot kommenteerib.

Nad korraldavad sageli uuringuid ja koostavad aruandeid, mis mõjutavad ettevõtte poliitikat. Need vastutusalad tähendavad, et tegevjuhtkonna assistendid peavad põhjalikult aru oma tööandjatest. Sellest tulenevalt võivad need töötajad olla ka kommenteeritud ja ülejäänud kirjaliku personali vahel.

Kuidas kasutada oskuste nimekirju

Kindlasti kirjutage oma kaaskiri ja jätkake, et tõsta esile oskused, mida teie tööandja soovib. Võite kasutada järgmist nimekirja, et saada ettekujutus sellest, mida võiksid need soovitud oskused olla, kuid pidage meeles, et alati peate tööülesannete kirjeldust hoolikalt läbi lugema, kuna mitte kõik ettevõtted otsivad juhiluba abistajalt sama asja.

Vaadake ka meie oskuste kogumit, mis on loetletud töökoha ja oskuste lõikes . Oma intervjuu ettevalmistamisel plaanite näidata konkreetset aega, mille olete esitanud mitmesugused oskused, mida teie tulevane tööandja soovib.

Executive Assistant oskuste näited

Alljärgnev loetelu ei ole ammendav ja nõutavad oskused võivad olla erinevad ettevõtte ühes ettevõttes või isegi ühes ettevõttes ühes asutuses. Sellegipoolest peab siin olema enamus kõige olulisematest ja hilisematest oskustest tulevase täidesaatva assistendi juures.

Kirjalik ja suuline suhtlemisoskus
Üks võimalus arutada täitevvõimu abiteenistuja rolli on tegelikult kommunikatsiooni spetsialist. Oluline osa töökohast hõlmab teabevahetust ja kooskõlastamist kogu ettevõtte töötajate ja mõnikord ka klientidega, olenevalt ettevõtte tüübist. Võimalus olla professionaalne, selge, arusaadav ja täpne, nii suuliselt kui ka kirjalikult, laiendab laitmatute suhtlemisoskuste nõuete loendit.

Arvuti oskused
Juhatusabid vajavad rohkem kui lihtsalt oskusi tekstitöötluse ja arvutustabeli programmidega. Vajalikud arvutipõhised oskused hõlmavad ka e-posti süsteemide, failide jagamise süsteemide ja kalendrite loomist ja hooldust, samuti statistilise tarkvara, tarkvara avaldamist ja andmebaase.

Oma enda tehnilise toe spetsialist on alati pluss, eriti kuna tegevjuht assistendid peaksid sageli tegema kõik, alates printeri kinnitamisest kuni uue tarkvara pakkumiseni.

Suhtlemisoskus
Tugevaosalised isiklikud oskused on ka vajadus klientidega suhtlemiseks, teiste halduspersonali koolitamiseks ning juhtivtöötajate ja tippjuhtidega töötamiseks. Kuna juhtivad assistendid kasutavad sageli tundlikku ettevõtte teavet, on oluline mitte ainult säilitada nõuetekohane konfidentsiaalsus, vaid ka alati käituda viisil, mis viitab isiklikule kaalutlusõigusele ja terviklikkusele. Lühidalt, on vaja usaldust inspireerida.

Aja planeerimine
Täitevassistent vajab mitte ainult oma ajastu, vaid ka bossi käitlemist. See tähendab mitmete inimeste vajaduste ja nõudmiste kooskõlastamist töökõlbliku ajakava koostamiseks ja selle ajakava muutmiseks olukordade muutumisel.

Töö võib sisaldada ka tactful viisil, tagades, et kommenteerija jääb ajakavale, ilma et see häiriks.

Teadustöö oskused
Teadustöö on ennekõike oskus, mis vajab tutvustamist mitme otsingumootoriga, samuti teabeallikaid, mis on asjakohased konkreetsetes ettevõtte huvi pakkuvates valdkondades. Ilma nende võimeteta ei suudaks täitevassistent nõuannete ettevalmistamist täita.