Tõhusa, poleeritud ärikirja kirjutamine võib olla lihtsalt järgitav ülesanne, kui järgite kehtestatud paigutuse ja keele reegleid. Mõista, et teie adressaat loeb korrapäraselt märkimisväärset kirjavahetust ning eelistab hästi täidetud kirju, mis ei sisalda kirjavigu ja grammatilisi vigu. Hea rusikareegel on seda kaks korda korrigeerida ja seejärel kolleeg seda läbi vaadata, et midagi ei jääks vahele.
Ärikirja osad
Teie kirja iga jaotis peab järgima sobivat vormingut, alustades teie ja teie saaja kontaktandmetest; tervitus; kirja keha; sulgemine; ja lõpuks, teie allkiri.
Ärikirja vorming
Allpool on traditsiooniline ärikirja vorming koos näpunäidetega selle kohta, kuidas seda raami seostada lugejaga ja milline on teie soovitud tulemus.
Teie kontaktandmed :
Sinu nimi
Teie aadress
Sinu telefoninumber
Sinu emaili aadress
Kuupäev
Saaja kontaktandmed:
Nende nimi
Nende pealkiri
Nende firma
Ettevõtte aadress
- Kasutage " kellele see võib muretseda ", kui te pole kindel, kellele te aadressiga tegelete.
- Kasutage ametlikku tervitust "Kallis hr / Ms./Dr. [Perekonnanimi] ", kui sa ei tea saaja.
- Kasutage "Kallis [eesnimi]" ainult siis, kui teil on abisaajaga mitteametlik suhe.
Keha
Vormindamise alused:
- Kasutage üksteisest kinnitatud read, kusjuures iga lõiku lisatakse pärast tühikut ja sulgemiskohta.
- Vasakule õigustatakse teie kirja (vasakpoolse marginaali kõrval).
Lööge paremale toonile:
Tee oma kirja eesmärk selgeks läbi lihtsa ja sihipärase keele, hoides avamise lõiku. Võite alustada "Ma kirjutan viitega ..." ja sealt edasi ainult seda, mida peate ütlema.
Järgnevad punktid peaksid sisaldama teavet, mis annab teie lugejale täieliku arusaamise teie eesmärgist, kuid vältida halvustavaid lauseid ja asjatult pikki sõnu. Jällegi hoidke seda lühidalt, et säilitada nende tähelepanu.
Kui teie kavatsus on veenda saajat - investeerida raha, anda teile viide, palgata teid, teiega partneriks või probleemi lahendada, looge põhjus põhjustav põhjus. Näiteks kui soovite, et lugeja toetaks heategevusüritust, tuvastage nende ettevõtte filantroopsete eesmärkide kattumine. Lugeja on veendunud, et teie abistamine on vastastikku kasulik ja suurendate oma võimalusi oma toetuse võitmiseks.
Hoidke sulgemisjärk kahe lausega. Lihtsalt kordage oma kirjutamise põhjust ja tänan lugejat teie taotluse läbivaatamise eest.
Tasuta sulgemine :
Mõned head võimalused sulgemiseks on järgmised:
- Lugupidamisega sinu
- Lugupidamisega,
- Südamlikult
- Lugupidamisega
Kui teie kiri on vähem formaalne, kaaluge järgmist:
- Kõike paremat,
- Parim
- Aitäh,
- Lugupeetud
Allkiri:
Kirjutage oma allkiri alles oma sulgemiseks ja jäta oma sulgemiste vahele neli tühikut ja oma trükitud täielikku nime, pealkirja, telefoninumbrit, e-posti aadressi ja muud kontaktandmed, mida soovite lisada. Kasutage allolevat vormi:
Teie käsitsi kirjutatud allkiri
Trükitud täisnimi
Pealkiri
E-kirja saatmine
Kui saadate e-kirja, on teie allkiri veidi erinev . Selle asemel, et lisada oma kontaktandmed kirja pealkirja alla, märkige see all oma allkirja all. Näiteks:
Lugupidamisega,
Eesnimi Perekonnanimi
Pealkiri
Teie aadress
Sinu telefoninumber
Sinu emaili aadress
Lisage teema, mille kirjutad, e-kirja teemareal, nii et lugeja on selge, miks sa sõnumit saatad.
Ärikirja kirjutamise näpunäited
Käesolevas juhendis leiate üksikasjalikumad nõuanded, kuidas kirjutada ärikiri , sh fondi valimine, marginaalide valimine ja kirja vormindamine korralikult.
Alati on kasulik vaadata näiteid oma kirjavahetuse ideede saamiseks. Vaadake kirja näidiseid , sealhulgas kaaskirju, intervjuu tänud kirjad, järelkontrolli kirjad, töö vastuvõtmise ja tagasilükkamise tähed, tagasiastumiskirjad, tänukirja kirjad ja muud äri- ja tööhõivega seotud kirja näidised.