Kui kirjutate oma organisatsiooni esindajana kirja, teate, et kuigi mõned ettevõtted lubavad oma töötajatel kirjutada viitekirju vabalt, võivad teised neid täielikult tsenseerida või keelata.
Nii et kindlasti saate teada, mida teie tööandja poliitika on enne nõusoleku andmist.
Paljudel organisatsioonidel on ka viited läbi inimressursside (HR). Enne kui jätkate, kontrollige oma ettevõtte eeskirju.
Kui olete ettevõtte omanik ja praegune või endine töövõtja soovib teile soovituskirja, lugege oma kaalutlusõiguse kasutamist järgides.
Millal peaksite kirjutama soovituskirja
Kandidaat peaks olema keegi, keda te tunnete üsna hästi ja kellega olete hiljuti töötanud. Näiteks ei saa te tõenäoliselt anda soovitust sellele, kellega te kümme aastat tagasi töötasite või kellega te kuu aega töötasite. Kuigi see võib olla ahvatlev, võite tugineda kas vanale või mitte piisavalt informatsioonile, mis mõlemad võivad olla eksitavad. Puudub lihtsalt teada. Niisiis, kui te ei saa tõeliselt kellegi olemasolevate oskustega rääkida, rahuldab viisakalt nende taotlus.
Te peaksite teadma kandidaati rollis, mis võimaldab kirjutada sisukat viidet. Näiteks kui olete töötanud vabakutselise kirjanikuna, kuid ta hakkab kohe käima, ei saa te oma oskusi teises valdkonnas kinnitada.
Sellistel juhtudel on parem nõustuda ja anda soovitusi selle kohta, kes teeb paremaid kandidaate. Kui ta soovib käia koera jalgsi, peaks tal juba olema püsiv klientuur, kes suudab oma võimeid tõepoolest kinnitada.
Kirjutage kirjale ainult siis, kui saate ausalt pakkuda positiivset viidet. Kui teil pole oma toimivuse kohta midagi positiivset, tehke ausat asja ja öelge, et te ei saa kaasa aidata.
Kui tunned, et olete kohustatud vabandama, miks:
- Ole täiesti aus ja öelge, et ei tunne ennast nende nimel kirjalikult.
- Öelge valge vale, näiteks: "Ma ei saa soovituskirju kirjutada."
Kuigi võite tunduda ebamugav või süüdi, usaldage oma intuitsiooni. Lisaks ei anna ehtsust tõendav kiri taotlejale ega potentsiaalsele tööandjale hästi.
Pidage kinni faktidest
Kui olete nõus kirja kirjutama, hoidke seda keskendunud ja lisage ainult faktilist ja tõeset informatsiooni . Vältige midagi, mis on rangelt arvamus - see võib töötada selle nimel, et keegi kaaluks tulevase töökoha leidmisel ja võib teie ja teie ettevõtte jaoks põhjustada õiguslikke probleeme. Tõsise nõude esitamine nagu "Louisa on suurepärane kirjanik", on iseenesest ohtlik. Teil peaks olema võimalik seda toetada väljaspool tunnustust või auhinna, mille tema töö sai. Kui te ei saa, võite öelda: "Louisa on järjekindlalt andnud meile suurepärase sisu."
Samal viisil vältige liialdatud ja liiga positiivseid avaldusi. Kui teete kellegi üles liiga palju, ei pruugi see kirja tulevastel klientidel või tööandjatel kaaluda.
Kuidas koostada viide kiri
1. Tutvuge sissejuhatuses oma seisukoha ja suhtega kandidaadiga.
Laske lugejal teada, miks sa sellist kirja ette valmistad.
2. Kinnita kandidaadi fakte ja töökohta, kus ta praegu töötab (kui ta on):
- Isiku ametinimetus ja ettevõte
- Kui kaua sa inimestega töötasid?
- Kui töötasite koos inimesega, kui te praegu seda ei tee
- Teie ärisuhte olemus või suutlikkus, millega kandidaat töötasite.
- Pakkuge oma hinnangut kandidaadi oskustele ja omadustele, mis on seotud nende professionaalsete teenustega. Rõhutage nende kõige väärtuslikumad tunnused, näiteks oskuste kirjutamine, probleemide lahendamine või ajahaldamine. Võite kasutada kõiki erakordseid võimeid, öeldes, et võtaksite neid tööle õnnelikult ja märkate täpselt, kuidas nende erialased teenused said teile ja teie organisatsioonile kasu.
4. Kasutage viimast lõiget, et lisada täiendavaid näiteid või anekdoteid, nagu näete.
5. Lõpuks, pakkudes võimalust vastata mis tahes täiendavatele küsimustele või anda järelteavet.
Kutsekvaliteedi soovitused
Vaadake üle järgmised ärikataloogi soovitused, milles soovitatakse professionaalseid teenuseid.
Näide # 1
Hea härra Eggleston!
Kirjutan, et soovitada teenust Daniel Lightheart, CPA. Daniel on töötanud minu advokaadibüroos viimase 15 aasta jooksul meie raamatupidaja ja raamatupidajaga. Tema teadmised ja detailide tähelepanu on kaasa aidanud meie ettevõtte jälgimisele hiljutise majanduslanguse ja ulatusliku ümberkorraldamise kaudu.
Ma olen kindel Danieli raamatupidamisteenuste soovitamisel.
Ta ei ole mitte ainult põhjalik, vaid ka lihtne töötada ja alati valmis võtma aega oma murede arutamiseks ja küsimustele vastamiseks.
Kui teil on täiendavaid küsimusi, võtke minuga ühendust.
Lugupeetud
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Kontor: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Näide # 2
Kallis proua Kelly,
Ma olen ABC Watchi asepresident, kes soovib Michaela Browni turundusteenuseid soovitada. Michaela lõi ja rakendas meile mitmeid edukaid kampaaniaid alates juulist 2012 kuni jaanuarini 2016.
Tema disaini tarkvara eriteadmised koos oma koostöö ja uuendusliku vaimuga andsid talle oma kõige olulisemate projektide jaoks vajaliku eksperdi. Ta kasutas ükshaaval oma Twitteri järgnevaks 1000-st kuni üle 52 000-ni vaid kolm kuud, kasutades edasi-mõtlemisstrateegiaid. Ta oli üksikasjalikult orienteeritud, korraldatud ja alati avatud konstruktiivsele tagasisidele, muutes meie ärisuhted nii vaevatuks kui ka meeldivaks.
Soovitan Michaelat igast rollist, mille kaudu ta saab oma märkimisväärse loovuse ja pühendumuse kaasa aidata. Kui olete tööle võetud, olen kindel, et ta võtab oma turundustegevust uutele kõrgustele.
Kui teil on täiendavaid küsimusi, võtke minuga ühendust.
Lugupeetud
Lisa Moore
Vice President, ABC Watches
Kontor: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Vastus mis tahes järelküsimusi
Soovituskirja saatmine on oluline potentsiaalse töökoha taotleja või teenusepakkuja jaoks ning järgides seda vormingut, annate potentsiaalsele kliendile või tööandjale kasulikku teavet. Võite saada lihtsa vastuse "aitäh" või võite küsida taotleja kohta täpsemaid küsimusi. Igal juhul kindlasti reageerige kohe.