Vastuvõtja töö kirjeldus
Vastuvõtjad täidavad haldus- ja kontoritöödega seotud ülesandeid, näiteks telefonidele ja e-kirjadele vastamist, külastajate vastuvõtmist ning avalikkuse ja klientide üldist teavet oma organisatsiooni kohta.
Sekretär on määratluse järgi esimene isik, keda külastaja tavaliselt näeb. Kontorikompleksi või arstirajatise esiosa sissepääsul on tavaliselt administraator, kelle peamine ülesanne on suunata külastajaid korrektsesse kontorisse. Eraldi kontoritel võib olla ka oma administraator, või bürooassistent või kontorijuht võib seda rolli täita. Tõepoolest, kolm klassi omavahel mingil määral. Kuigi mõnikord on tähelepanuta jäänud, on administraatoritel igas ettevõttes keskset ja usaldatavat rolli.
Palk
Vastavalt tööhõiveameti büroo andmetele oli raamatupidajate keskmine palk 27920 dollarit aastas 2016. aasta mais. See varieerub sõltuvalt piirkonnast ja kogemuste tasemest.
Top 5 oskused vastuvõtujad vajavad
Siin on teave tippteadmiste kohta, mida tööandjad registrikannete palkamisel otsivad:
1. Professionaalsus
Administraatorina peaksite olema esimene inimene, keda klient või muu külastaja saabub saabumisel.
See tähendab, et olete vastutav kõigi tööandjate esmamulje eest. Seepärast peate kehtima oma ettevõtte ideaalid nii oma käitumises kui ka teie välimuses. Vaata osa. Tervitage kõiki naeratades ja sõbralikult ja näidake, et olete õnnelik, et aidata.
2. Suhtlusoskused
Suhtlemine on väga oluline, sest teie peamine ülesanne on tervitada inimesi, teada saada, mida nad vajavad, ja aidata neil seda saada.
Suurem osa sellest teabest on sõnaline, kas isiklikult või telefoni teel.
Lisaks külastajatega suhtlemiseks peate ka tihedat koostööd kõigi erinevate inimestega, keda külastajad tulevad. Kui oluline kohtumine langeb, võib-olla peate selgitama, miks. Kui kellelgi on halb päev, siis võite seda kannatada.
Kui äritegevuse kohale ilmub hädaolukord, võite olla esimene inimene, kes peab sellele vastama ja otsustama, mida teha. Ja alati peate tagama, et info voolab läbi teid täpselt ja tõhusalt.
3. Tehnoloogiaoskused
Kõige ilmselgemalt kasutate telefonisüsteemi, mis ilmselt koosneb mitmest sisemisest ja välimisest joonest, mida peate sujuvalt töötama. Samuti peate tõenäoliselt tundma arvutustabeleid, tekstitöötlustarkvara, ettevõtte e-posti ja failide jagamise süsteeme ning võimalikke arvukaid sotsiaalse meedia platvorme ja teie ettevõtte enda tarkvara lahendusi. Alati on koopiamasin ja paber alati ummistub. Kas saate seda parandada?
4. Organisatsioon
Teil on suur osa teie tööandja sisekommunikatsioonist. See tähendab, et peate mitte ainult hoidma ennast korraldatud , vaid peab ka kõiki teisi organiseerima.
Võimalik, et teie ootealal vastutate ka lugemismaterjalide või informatsiooniliste ressursside ladustamise ja sirvimise eest.
5. Multitegumtöötlusvõime
Teil on harva ainult üks asi, millega hoolitseda. Uue telefonikõne võib siseneda, kui olete endiselt võrgus esimene, nii et peate tervitama uut helistajat ja seejärel uuesti sisse lülitama. Vahepeal võivad kolm inimest oodata, et teiega rääkida. Peate hoidma iga inimese vajadusi eraldi oma arvates, mitte jätta kedagi tähelepanuta ja mitte ületama või pettuma. Mõned inimesed naudivad väljakutse. Mõned ei tee seda. Kui saate mitmeotstarbelist teenust kasutada , võite olla oma tööandja ja teie ettevõtte vara ja saate tõenäoliselt edukaks administraatorina.
Vastuvõtuoskuste nimekiri
Vastuvõetava töökoha nõutavad oskused sõltuvad töökohast, mille kohta te taotlete.
Siin on loetelu võimalikest oskustest, mida võib-olla vaja palgata.
A - G
- Täpsus
- Administratiivne tugi
- Küsimuste vastamine
- Ametisse ajastamine
- Teiste abistamine
- Tähelepanu detailidele
- Kantselei tugi
- Kliendisuhete
- Teatis
- Arvuti
- Kinnita kohtumisi
- Kirjavahetus
- Kliendi fookus
- Kasutajatugi
- Andmesisestus
- Maili saatmine
- Diplomaatia
- Külastuste juhtimine
- E-posti kirjavahetus
- Ürituste planeerimine
- Esitamine
- Telefonikõnede edastamine
- Sõbralik
- Juhtimisteenused
- Tervituskaaslased
H-M
- Interpersonaalne
- Turvanõuete väljaandmine
- Külaliste raamatute haldamine
- Koosolekud
- Sõnumite vastuvõtmine
- Microsoft Office
N - S
- Ametiülesanded
- Kontoritehnika
- Office'i tugi
- Organisatsioon
- Telefonikõned
- Prioriteetide määramine
- Teabe edastamine
- Lugemismaterjalide pakkumine
- Punktiaalsus
- Külaliste registreerimine
- Usaldusväärsus
- Teadusuuringud
- Kõnede esitamine ja suunamine
- Isemõtmatud
- Elektrikilp
T - Z
- Meeskonnatöö
- Telefon
- Aja planeerimine
- Parkimispasside valideerimine
- Verbaalne kommunikatsioon
- Ooteala säilitamine
- Tere tulemast
- Sõnatöötlus
- Kirjalik teatis
Vastuvõtukutses sisalduvad fraasid
Vastuvõtuaja positsioon peaks sisaldama mitut sektsiooni, nagu eesmärk või profiil , kvalifikatsioonide kokkuvõte , erialad, saavutused, tööhõive ajalugu, oskused ja haridus.
Järgmised laused aitavad teil oma CV edasi arendada. Võite kasutada neid avaldusi kas oma CV-de oskuste, kvalifikatsioonide või tugevate sektsioonide lõikes:
• Kõrge kvalifikatsiooniga tervituskülastajad ja suunamine neile õigesse inimesse või sektsiooni
• Kogenud raamatukogude juhtimine ja turbepasside väljaandmine
• Käsitöö kogemus külastajate teavitamisel ja nende küsimustele vastamisel
• Tõestatud kõnede vastamine / edastamine ja sõnumite vastuvõtmine
• näidatud võime tegeleda telefoni ja e-posti päringutega
• suudab säilitada organiseeritud vastuvõtuala
• Põhjalikke teadmisi lugemismaterjalide korraldamise kohta ooteseisundis
Varasematel aegadel on antud sekretariaadi töökohustuste järgmine avaldus ja seda saab kasutada selleks, et kirjeldada oma kogemusi minevikus toimunud tööga. Kui soovite jätkata oma praeguse vastuvõtukoha kirjeldust, peaksite neid lauseid esitama, et need oleksid pingelised.
• Tervitatavad, abistavad ja juhitud külalised, töötajad, külastajad ja üldsus
• Vastasid kõik sissetulevad kõned ja tegelesid helistaja päringutega
• Tõhususe tagamiseks pakutakse büroode tugiteenuseid
• vastasid külalistele ja avalikele päringutele
• Saadeti, suunati ja edastati telefoni faksiteadete kaudu
• juhitud töötajatele, külalistele ja üldsusele õigele töötajaile
• säilitab piisava hulga kontoritarbeid
• Esitatav tekstitöötlus ja kirjalik toetus
• Picked up ja saadeti posti
• säilitada ühine registreerimissüsteem ja esitada kõik tähed
• Koondada kontoritarvete remont ja hooldus
• osutas haldusteenuseid kontorijuhile
Vastuvõtja jätkamise näide
See alati aitab näidata, et siin on pilk sellele, mida peaks tulema sekretär, ja see võib olla kohandatud teie tööotsimise vajadustele:
Eesnimi Perekonnanimi
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Töökogemus
Vastutav sekretär / haldusassistent
Smithi ja Reilly advokaadibürood
Colonie, NY
Jaanuar 201X - praegune
- Korraldage ja osaleke koosolekutel, võta minuga koosolekuid, jagage minule e-posti teel kõigile partneritele.
- Korraldage dokumente kohtuistungi ettevalmistamisel
- Esimene klientidega kontaktisik.
- Tellitud ja hooldatud kontoritarbed firmale.
- Korraldatud ja vastasid e-kirjadele vastavalt vajadusele.
Vastuvõtu sekretär
Dr. Smithi hambaarst
Albany, NY
Detsember 20XX - detsember - 20XX
- Tervitades patsiente, kui nad saabusid.
- Ajastatud kohtumised isiklikult ja telefoni teel.
- Käsitletud meditsiinifailid (märkide tegemine, sorteerimine ja esitamine).
- Taotlesid hambaravi kindlustusseltsid.
- Kättesaadav sissetulev ja väljaminev meil ja e-post.
Klienditeenindaja
Riiklik elektri- ja gaasiettevõte
Albany, NY
20.XX september - detsember 20XX
- Vastatud klienditeeninduse kõned.
- Lahendatud kliendiprobleemid ja probleemid.
- Suunatud kliendid vastavatele ressurssidele.
- Kergesti kasutatav arvutipõhine klienditeenindus.
Muu kogemus
Laagri õnn - laagri nõustaja
199X suvi
Latham High Gazette - ajakirja toimetaja
Keskkooli juunior ja vanemad aastad
Haridus
ABC College, Albany, NY
Bakalaureuse kraad
Major: ärijuhtimine
Oskused
- Suurepärased MS Office'i oskused.
- Suurepärased grammatikaoskused.
- Kogemused multiringse telefonide kõnedele vastamisel.
- Mugav erinevate kontoriseadmete kasutamine.
- Võime organiseerida ja korrastada tööruumi.
- Tugev klienditeeninduse oskus.
Näpunäiteid oma jätkamise kirjutamiseks
Oma CV-d koostades tuleb kindlasti märkida kõik oma asjakohased oskused, pidades silmas selle kontorit, kus te töötate. Kirjutage oma CV spetsiaalselt töökohale, mille kohta taotlete.
Näiteks kui kandideerite positsioonile meditsiiniasutuses, tõstke kindlasti esile oma oskused, mida kasutatakse sellist tüüpi seadetes nagu klienditeenindus, telefon või esitus oskused. Siin on, kuidas sobitada oma oskused töökirjeldusega .