See artikkel pakub ideid juhtide jaoks kõigil tasanditel, et tugevdada kohtumisprotsessi hõlbustamise oskusi, et toetada kohtumiste tootlikkust.
Kui juhid lähevad koos kohtumistega valesti
Paljud juhid arvavad, et nad teavad, kuidas koosolekut juhtida.
Nad seavad päevakorda, teevad kõik räägivad ja teevad kõik otsused. Kuigi see võib juhtkonna jaoks olla lihtne ja tõhus, on see sageli inimeste aja raiskamine ja see ei puuduta meeskonna loomingulist potentsiaali. Tegelikult on see vastupidine mõju, kuna töötajad kalduvad tagasi võtma, lükates edasi juhti, kes selgelt tahab olla vastutav.
On palju põhjusi, miks juhid ei võta koos oma töötajaid rohkem kokku, sealhulgas:
- Hirm lasta minna.
- Vale usk, et kuna nad vastutavad, peavad nad esitama kõik vastused.
- Usalduse puudumine nende töötajate võimete või probleemide lahendamise oskuste suhtes.
- Koosoleku lihtsustamise oskuste puudumine.
Kuigi kolm esimest asjaolu on halva juhtimise käitumine, saab viimast oskust õppida ja tõhustada.
Teie koosolekute lihtsustamise oskuste tugevdamine
Mõistete abil hõlbustades " lihtsamaks või vähem keerukaks muutmist"; edendada . "Et juht hõlbustaks koosolekut (selle asemel, et see töötab), peavad nad olema valmis andma oma võimu ja olema avatud erinevatele tulemustele ja lähenemisviisidele.
Nõuetekohane koosolek hõlbustab kõigi kaasatud probleemide tuvastamist ja lahendamist. Võistkonnad töötavad peaaegu alati paremate ja loovamate lahenduste leidmiseks kui igaüks, kes suudab ja tõenäoliselt toetab lahenduste rakendamist.
Kohtumise hõlbustamiseks on nõutavad üheksa oskust, mida saab praktikas õppida ja täiustada:
- Agenda planeerimine. Koostöökohtumine algab päevakorra kavandamisega. Osalemist kutsuvate teemade valimine, st lahendatav probleem on tunduvalt huvitavam kui "informatiivsed" teemad. Sellegipoolest tuleb rühma kaasamise võimaldamiseks eraldada piisavalt aega.
- Keskkond ja kliima. Logistika on oluline! Kui inimesed ei tunne ennast, ei näe üksteist, ei kuule ega näljane, kannatavad koosoleku tulemused. Õppige, kuidas kasutada logistikat, et julgustada suurt osalust ja kõrvaldada tõkked.
- Küsimuste esitamine Suured küsimused stimuleerivad suurt arutelu. Artiklis " 70 Awesome treeninguküsimusi GROW-mudeli abil " pakutakse väljapaistvaid arutelufoorumeid.
- Aktiivne kuulamine. Kui haldur ümberlükkab, kontrollib mõistmist ja küsib järelepärimise küsimusi, julgustab seda rohkem osalema ja hoiab arutelu voogu. Jaotises " Kuidas saada paremaks kuulajaks " jagan ideid oma aktiivsete kuulamisoskuste tugevdamiseks.
- Ajurünnak. Enamik inimesi arvab, et nad juba teavad, kuidas ajurünnakuid teha. Kuid tavaliselt ei tee nad seda. Kui liiga palju seadeid, ajurünnakute tõhusust vähendab nõrk protsessijuhtimine, tugev sotsiaalne ja poliitiline surve ning halvad abistavad oskused. Paljud inimesed ei ole kunagi tõeliselt kogenud võimu hästi juhitud ajurünnakuid. Vt " 15 viise vihmasaju ajurünnakutele ", mida mitte teha - siis tehke vastupidist!
- Konsensuse saavutamise oskused. Konsensus ei tähenda, et kõik peavad otsustama. See tähendab, et kõigil on olnud võimalus jagada oma vaatenurki ja teha ideid. Nõuetekohane nõustamine suunab gruppi ideede jagamisest tõhusa otsuse väljatöötamisse . Konsensuse saavutamine võtab rohkem aega, kuid tavaliselt saavutab see suurema hulga suurema sisseostu. Kuid pidage meeles, et konsensus ei ole lõppeesmärk. Kõige olulisem on probleemi lahendamiseks tõhus otsus. Vaadake kuueastmelise konsensuse otsuste tegemise raamistikku, et saada rohkem teavet meeskonna juhtimise kohta konsensuse otsustusprotsessi kaudu.
- Konflikti lahendamine. Kui probleemi lahendamisel on kaasatud palju inimesi, on konflikt vältimatu. Tegelikult vaatab meeskonna teadlaste ülesande või küsimuse vastuolu osana tõhusa otsustusprotsessi protsessist. Juht peab õppima kasutama konfliktijõudu positiivselt. Vt: "Väikeste rühmituste konfliktide lahendamine. "
- Mitte-verbaalsed suhtlemisoskus. Kuigi teadlased vaidlevad täpsete protsendimäärade üle, enamik nõustub, et rohkem kui 50 protsenti kommunikatsioonist on mitteverbaalne. Juht peab olema võimeline lugema grupi helitugevust ja keelekümblust, et hinnata nende osalemist, kuulutust ja pühendumust.
- Salvestamine. Oskuslik rühma hõlbustamine tähendab, et teada saada, millal pöörduda flipcharti või tahvli poole, et jäädvustada, mida inimesed ütlevad. See teeb inimestele tunde, et nende ideed kuulevad ja neid hinnatakse ning see on väärtuslik rekord, mida saab kasutada tegevusplaanide ja järelmeetmete võtmiseks.
Alumine rida:
Aeg on väärtuslik vara elus ja tööl. Püüdke koosolekuid juhtida optimaalse tõhususe ja efektiivsuse saavutamiseks. Alustamine on suurepärane koht, kus õppida, praktiseerida ja rakendada ülalnimetatud üheksa lihtsustamisoskust.
-
Uuendatud Art Petty poolt