Tehke kohtumised vähem igavaks, et saaksite oma eesmärki täita
Kui inimesed ei pööra tähelepanu ja keskenduvad, on kohtumine lihtsalt kõigi inimeste aja raiskamine. Kuidas saate teha igavaid koosolekuid põnevaks, et nad saaksid midagi teha?
Siin on 5 praktilisi näpunäiteid:
1. Ban SmartPhones
Jah, see ütleb inimestele visata oma lapsed hundi ees, enne kui nad tulevad koosolekule. Inimesed nõuavad, et neil peaks olema oma telefonid - lõppude lõpuks võib tekkida hädaolukord. Jah. Kogu kvartaliplaanide kohtumisel võib maailm lõppeda, kuid see on ebatõenäoline.
Tänapäeva tehnoloogia probleem on see, et see võimaldab teil keskenduda sellele, mis pole teie ees - koosolek. Naljakas on see, et kui inimesed nägid nägu silmitsi inimestega, keda nad koosoleku ajal teate saatsid, oleksid nad kellegi teisega tekstisõnumi saatnud. Telefonid jäävad lauale .
Telefoni puudumisel toimub teie koosoleku ajal kaks asja. Sa oled sunnitud jääma praegusesse ja kasutama seisakuid koos teiste osalejatega. Miks see on tähtis? Sest leiate, et teie kohtumised on huvitavamad, kui te tunnete oma kolleege.
Kuidas sa neid teadsid? Rääkides nendega.
Mida teete, kui teil on telefon? Sa ei räägi uute inimestega.
2. Valmistage valmis, valmistage ette
Kohtumine, kus juht või moderaator saabub hilja , ei ole päevakorda , ja tiivad seda, on igav ja tüütu. Hea ettevalmistatud koosolek võib olla põnev ja huvitav. Kui juhil on plaan ja eesmärk, on kohtumine huvitavam.
Kui ei ole suuna ega eesmärki, pole kohtumine huvitav.
Teine ettevalmistamise osa on oma oskuste parandamine. Olete olnud kohtumisteks, mis olid produktiivsed ja interaktiivsed ning aitasid teil tunduda, et saaksite edasi minna ja suurepäraseid asju teha. Ja olete külastanud koosolekuid, kus te olete päris kindel, et kui te magama jääte, ei jääks keegi teiega ilma ja te ei jätaks midagi olulist. Erinevus on see, kes koosolekut juhatab.
Kui teie koosolekud on igav, siis vaadake peeglit . Leia võimalus parandada. Võite võtta ametliku klassi (teie personaliosakond võib teile pakkuda soovitusi), võite küsida tagasisidet ja juhendamist kolleegilt, kelle kohtumis oskusi te imetate, või võite võtta veebiklassi. Teile on palju abi, ja palju on see tasuta, kui soovite oma tavalisi igavaid kohtumisi teha põnevaks.
3. Igaüks osaleb
Miks peaks kõik osalema? Noh, sest kui osalemine pole vajalik, saate seda kogu küsimust käsitleda e-posti teel. Tõsiselt On väga vähe aega, kui peate gruppi sisestama, et edastada teavet.
Jah, on mõned asjad nagu massiline koondamine või ettevõtte täielik ümberkorraldamine, mis läheb paremaks, kui teil on juht, kes räägib kogu rühma, kuid enamikul juhtudel peaksid koosolekud olema alati interaktiivsed .
Kuidas interaktiivne? Noh, see sõltub kohtumise eesmärgist. Kui see on ajurünnak , peaksid kõik rääkima. Kui keegi ei räägi, helistage sellele isikule. Introvertid võivad sellist koosolekut eitada, ja te ei tohiks kohtumisi pidada suureks surveks introvertidel, paigutades need kohapeal.
Kuid teie koosolekukultuur peab tagama, et kõik ajurünnakud osalevad ja nad peaksid teadma, et nende osalemine on eelnevalt vajalik.
Kui see on plaanimiskohtumine või eesmärkide seadmise kohtumine või isegi kvartaliaruande koosolek, peaks olema aeg sisestada, kas esitada küsimusi või teha märkusi. Aatomiaeg peab soodustama osalemist, kuid mõningaid piiranguid (vt allpool).
4. Ärge laske kellelgi inimesel domineerida
Kui juhatad koosolekut , on loomulik, et peaksite kõige rohkem rääkima.
Pärast seda ei soovi te enam vestlust domineerida mõni teine inimene. See võib kokku panna kohutavaks. Pidage meeles, et kommentaare suunata ja kutsuda inimesi, kes teate, on piirkonna eksperdid, kes levitavad kompulsiivset kõnelejat.
Näiteks kui Jane on teinud oma neljanda kommentaari ja hakkab viiendaks minema, lõigake ta ära nii hästi kui võimalik, öeldes: "Täname, Jane, me teame teie positsiooni. Tahaksin kuulda, mida Karen on öelnud. Ja Jim ja Bob pole veel rääkinud.
Mõnikord peate enne koosolekut Janesit oma kontoris rääkima, et neile meelde tuletada, et grupiga liitumise asi on jagada ideid kõigi inimestega ja kui ta valitseb, siis kohtumine ei ole nii edukas. Või koheselt pärast koosolekut toimib ka hästi, kui teil on vajaduse korral uusi näiteid.
Inimesed, kes on võtnud aega kohtumiseks ja teadmiste ja kogemuste saamiseks, väärivad võimalust rääkida ja oma arvamusi jagada. Juhina saate õppida, kuidas juhtida käitumist, mis õõnestab koosolekut .
5. Tee toimetatavaid esemeid
Koosolek, mis lõpeb ilma ühtegi tegevust, oli lihtsalt aja raiskamine . See on info maastik, mille puhul kohtumine ei olnud parim viis jätkata. Huvitav ja põnev kohtumine lõpeb asjadega , mida inimesed saavad ja peaksid tegema - nii üksikute eesmärkide kui ka ettevõtte eesmärgid või ideaalis mõlemad. Kui inimesed ei lähe kaugele, teades, millised on nende järgmised sammud, siis koosolek ebaõnnestus.
Lisaks toimingutele on vaja järelkontrolli. See võib toimuda teisel koosolekul või eraldi, kuid see peab juhtuma. Inimesed häälestuvad, kui nad teavad, et toimingumeetmed on kõik näitamiseks mõeldud.
Koosolekud ei asenda kunagi Disneylandi väljasõite, vaid saate neid põnevamaks, huvitavamaks ja produktiivsemaks muuta. Tehke need viis muudatust ja tehke tavapärased igavad kohtumised osalejate jaoks põnevaks. Ja see on hea, et teie organisatsiooni edu.